Les mécanismes collaboratifs proposés par les médias sociaux peuvent considérablement faire évoluer notre façon de travailler ensemble. La question du jour est de savoir à quel point cela peut influer sur notre ancestrale habitude de nous réunir ! Qui n’a jamais prononcé le mot « réunionite » dans son cadre professionnel ? Ce mot marque tout d’abord notre crainte de passer notre temps enfermé en salle de réunion. Il désigne également ce réflexe consistant à prononcer la célèbre phrase « on s’fait une réunion là-dessus » dès que quelqu’un pose une question. Il peut également désigner le fait de systématiquement réunir 15 personnes lors de chaque réunion, après avoir envoyé une trentaine d’invitations dans un email. Ce même email que Thierry Breton voulait supprimer il y a plus d’un an déjà pour mieux valoriser les échanges sur les réseaux sociaux.
Se réunir est indispensable en entreprise, et tout le monde le sait. Mais on ne sait pas toujours quand, comment et pourquoi organiser une réunion. La question se pose d’autant plus aujourd’hui que les moyens de communication et de collaboration à notre disposition sont beaucoup plus nombreux qu’avant :
- On peut poser une question par chat à l’un de ses contacts,
- Rechercher de l’information sur le Wiki de son entreprise ou le Blog d’un de ses collègues,
- Echanger au sein d’un groupe sur son RSE ou sur G+,
- S’envoyer des messages de moins de 140 caractères sur Twitter,
- Etc.
Dans cet environnement technologique, à quoi servent les réunions ?
Une réunion sert à communiquer
Avant l’avènement des emails, se réunir était nécessaire pour informer en même temps plusieurs personnes d’un élément les concernant, directement ou indirectement. Avec l’arrivée des emails, on a cru pouvoir remplacer ces réunions d’information par de longs emails envoyés à ces mêmes personnes, avant de s’apercevoir que les emails n’étaient pas tant lus que ça ou que ce n’était pas toujours un bon canal de communication. Aujourd’hui, les médias sociaux offrent des alternatives aux emails intéressantes, plus ou moins formelles, plus ou moins structurées : info sur un mur, un Wiki, un Blog, une plateforme de partage, un flux RSS, etc.
La question à se poser avant d’organiser une réunion d’information est donc la suivante : ai-je besoin de réunir ces personnes physiquement pour leur transmettre l’information ou bien puis-je utiliser l’un de ces outils ? La réponse émerge naturellement en se posant cette question annexe : je cherche plutôt à transmettre une information ou faire passer un message ? On passe alors de l’information à la communication !
Par exemple, pour informer des gens que les locaux seront fermés le 13 juillet, ce n’est peut-être pas la peine de réunir toute la boîte. En revanche, annoncer un chiffre d’affaires record d’un simple email est probablement une belle occasion manquée de célébrer ensemble la récompense des efforts fournis sur les derniers mois !
Dans un registre moins fun, annoncer une baisse de chiffre d’affaires ne peut pas non plus se faire via un outil, aussi social et ergonomique soit-il…. Une information de ce type nécessite d’être communiquée comme il se doit, et il est important dans ce cas de réunir les gens physiquement.
Une réunion sert à prendre des décisions
Se réunir pour prendre une décision est probablement l’une des raisons d’être premières d’une réunion ! Néanmoins, bon nombre de réunions visant à prendre des décisions tournent à la réunion d’information, par manque de préparation de la réunion. En cela, les médias sociaux peuvent fournir des moyens de préparation de la réunion beaucoup plus nombreux qu’auparavant. Je pense notamment aux bulles de G+, au chat, à tout ce qui existe déjà sur les Wikis et autres outils de partage de l’entreprise, etc.
En fait, il doit y avoir un « owner » de la réunion qui met les autres en position d’arbitrer sur l’objet de la réunion. Si vous avez affaire à quelqu’un pour qui le 2.0 ne signifie rien, vous aurez le droit aux traditionnels envois d’emails massifs, dans le meilleur des cas. Sinon, la personne saura vous guider vers les différents supports et outils qui permettent de se préparer au mieux. Charge ensuite aux participants de prendre le temps nécessaire pour ne pas perdre le leur en réunion, et faire perdre celui des autres….
Une réunion sert à coacher
Le reporting entre un collaborateur et son manager s’effectue souvent en réunion. C’est peut-être sur ce point que le 2.0 peut aider à gagner du temps et minimiser le nombre de réunions nécessaires (cf. le poste précédent sur le reporting 2.0 et les commentaires associés). Un outil comme Asana permet par exemple de suivre l’avancement des tâches de ses collaborateurs au fil de l’eau sans que l’on ait besoin de les réunir.
Je pense en revanche que ces réunions ne doivent pas être supprimées mais transformées en réunions de coaching/développement visant pour le manager à aider au mieux son collaborateur à exécuter les tâches en question avec succès ! C’est une façon très concrète de passer d’un mode manager/superviseur à un mode manager/développeur, même si l’un n’empêche pas forcément l’autre.
Une réunion sert à se réunir 🙂
N’oublions pas que si dans certaines entreprises, une réunion est un moment d’appréhension, dans d’autres c’est un bon moyen pour des personnes qui ne font que se croiser de passer un moment constructif et agréable ensemble. Si l’on qualifie et l’on prépare correctement la réunion, et que l’on évite les traditionnels écueils décrits précédemment, passer du temps avec les personnes les plus calées sur un sujet donné est souvent enrichissant et stimulant ! Et amène une vraie valeur ajoutée à l’entreprise car il s’agit de valoriser l’intelligence collective des forces en présence. On se place alors dans la droite ligne du knowledge management et de son célèbre 1+1=3.
Allez, je vous laisse, j’ai une réunion 😉
D’après moi la réunion est réellement efficace si les participants laissent leurs ordinateurs portables et smartphones à l’entrée … !
Le but étant d’avoir l’attention totale d’un groupe de personnes pendant un temps donné et sur un sujet précis, réunir des gens en leur laissant les « outils 2.0 » dans la main ça fait doublon 🙂
Just saying !
Trop fort ce Julien 🙂
Vieux débat à la maison entre la pro réunion que je suis et l’anti-réunion qu’est Jocelyn. Au cours de nos éternels débats on s’est rendu également compte d’une chose : la réunion n’a absolument pas le même sens quand elle a lieu au sein d’un groupe comme GDF-Suez et quand elle a lieu au sein d’une petite structure.
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Maintenant, force est de constater que la majeure partie des gens sont anti-réunion. Dommage, je trouve que la réunion est un lieu formidable de décision et… de cohésion sociale.
Perso je trouve que les outils 2.0 ne peuvent absolument pas remplacer une réunion. Le 2.0 est une vitrine de la personne qui avec le temps est devenu une agence de communication à elle -toute seule.
Je suis entièrement d’accord avec Chris, bien que j’ai lu moi même cet article au cours d’une réunion récurrente où je suis convié systématiquement et qui n’est pas toujours adaptée au genre d’informations que j’en attends 🙂
Il est vrai que la présence des outils perturbateurs est assez gênante pour l’avancement optimal de la réunion… même si parfois c’est utile pour ne pas s’ennuyer…
Pour ma part, je m’enquiers de l’ennui de mes réunis quand je suis à l’initiative d’une réunion,par exemple en faisant un ROTI (Return On Time Invested), afin d’éviter les réunions récurrentes et rébarbatives.
Très intéressant comme sujet, c’est exactement la perception et l’usage de la réunion que nous faisons chez nous (EMS Conseil). Nous sommes bien équipés en outils collaboratifs (messagerie instantanée, Wiki, bloc-notes partagés, SharePoint et bien sûr l’éternel e-mail) donc nos réunions sont plus là pour coacher les équipes sur des points précis. Sans perdre de vue que la réunion « en visuel » reste très importante pour garder de bons rapports humains. Autre point : on peut parfois vouloir dire quelque chose par écrit et se faire mal comprendre (problème d’interprétation), du coup le message est déformé et l’échange peut être interminable et compliqué. Alors qu’à l’oral c’est plus rarement le cas…
Merci pour le commentaire !
Bonne journée.
Alex
Bonjour,
Voici quelques pistes pour donner un but à une réunion.
J’espere que cela éclairera un peu le sujet.
– Réunion de résolution de problemes
– R de Fixation d’objectifs
– R de Brainstorming autour d’un sujet avec objectif de ressortir4 idees clés
– R de négociation
– R d’information
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– R de justification et d’explication de choix avec échanges
– R de prise de décision finale
Quant à l’utilisation des S.phone, je suis parfois un peu géné qd je vois des gens qui passent une réunion complète à pianoter sur leur S.phone (je ne parle pas de ceux qui prennent des notes).
Qu’ont elles retenues de la réunion ? N’auraient elles pas mieux fait de ne pas y assister ?
Peut etre que l’évolution du cerveau humain passera par le multi canal et que dans 50 ans, nous aurons tous pris l’habitude de suivre deux centres d’intéret en meme temps.
Pour l’instant, cela me mets un peu mal à l’aise car je trouve que ce genre d’attitude ne s’inscrit pas vraiment dans le respect d’autrui, que ce soit vis à vis des participants ou de l’organisateur de
la réunion.
Je pense que les personnes qui pratiquent ce type d’exercice ne pense pas mal faire mais elle ne réalise pas l’image que cela peut donner d’elles mêmes.
Jean
La communication en face à face est très importante, cependant, le 2.0 est incontournable aujourd’hui… Pourquoi ne pas allier les deux ?
Sur ce même sujet, je vous propose de visiter le site de l’entreprise Perfony. L’outil proposé est une réelle solution pour palier aux phénomènes de réunionite et de trous noirs entre les réunions.
Avec Perfony, enfin des réunions réussies!